Agent Shipping Documentation Export

About Us

As a leading provider of high-quality food and beverage ingredients, we work with farming communities across the globe to grow, source and produce ingredients that are good for consumers, farmers, and the world around us.  We supply household food brands and manufacturers worldwide with cocoa, coffee, dairy, nuts and spices ingredients which are often grown on our own farms and estates and sourced from hundreds of thousands of farmers across ~50 countries. Along with our diverse manufacturing and innovation capabilities, this means we can provide ingredients for a range of products, from a plant-based latte mix to an almond based snack bar or a dairy-free ice cream.  Making a positive impact on people and planet is a core component of our Purpose, to be the change for good food and a healthy future. With a deep-rooted presence in the countries where our ingredients are grown, we are closer to farmers, enabling better quality, and more reliable, traceable, and transparent supply. And whoever we’re with, whatever we’re doing, we always make it real. 

Objectif du poste

Rattaché au Responsable Shipping, l'Agent Shipping Documentation Export assure la gestion, le contrôle et le suivi de l'ensemble de la documentation export après embarquement, afin de garantir la conformité des dossiers, le respect des délais et la satisfaction des clients.

Responsabilités principales

1. Gestion documentaire post-embarquement

• Assurer la gestion et le suivi des documents export après embarquement.
• Coordonner la validation et l'obtention des Bills of Lading (BL) ; des Certificats d'Origine (CO) ; des Certificats Phytosanitaires (PHYTO) ; des Certificats de fumigation.
• Préparer et suivre tout autre document requis par les clients.
• Contrôler l'exactitude et la conformité des informations figurant sur l'ensemble des documents d'exportation.

• Assurer l'expédition des documents originaux aux clients par courrier express (DHL, FedEx, etc.) dans les délais requis.
• Effectuer le suivi des envois jusqu'à leur bonne réception par les clients.

• Assurer l'archivage physique et électronique des dossiers documentaires.

2. Traitement des requêtes clients

• Assurer le traitement des demandes et réclamations des clients relatives à la documentation export.
• Assurer un suivi efficace avec les compagnies maritimes, transitaires et organismes émetteurs afin de répondre aux besoins des clients dans les délais requis.
• Maintenir une communication proactive avec les clients sur l'état d'avancement des dossiers documentaires.

3. Contrôle de conformité

• Vérifier la conformité des documents avec les exigences contractuelles, réglementaires et celles des pays de destination.
• Veiller au respect des procédures internes et des exigences clients.

4. Reporting

• Mettre à jour les tableaux de suivi documentaire.
• Produire les reportings hebdomadaires sur le statut des documents export.
• Assurer le suivi des dossiers en attente et des actions correctives.

• Assurer la fiabilité, l'exactitude et la disponibilité des données de suivi documentaire.

Profil recherché

Formation

• Bac+2 à Bac+4 en Commerce International, Logistique, Transport ou domaine équivalent.

Expérience

• Minimum 2 à 3 ans d'expérience dans la documentation export, le shipping ou le transit.
• Une expérience dans l'exportation de produits agricoles (anacarde, cacao, café, coton, etc.) est un atout majeur.

Compétences techniques

• Maîtrise des procédures de documentation export maritime
• Maîtrise des procédures d'obtention et de gestion des Bills of Lading (BL) ; des Certificats Phytosanitaires (PHYTO) et des Certificats d'Origine (CO).
• Connaissance des plateformes de compagnies maritimes (MSC, CMA CGM, Maersk, etc.).

• Bonne maîtrise des outils Microsoft Office.
• Capacité à assurer le suivi simultané de plusieurs dossiers export.

Qualités personnelles

• Rigueur et souci du détail.
• Sens de l'organisation.
• Capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
• Très bon relationnel.
• Esprit d'équipe.

Langues

• Français : courant.
• Anglais : professionnel souhaité.

ofi is an equal opportunity employer and values diversity. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to racial or ethnic origin, color, age, religion or belief, sex, nationality, disability, sexual orientation, gender identity, gender expression, genetic information, or any other characteristic protected by applicable law. 

Applicants are requested to complete all required steps in the application process including providing a resume/CV in order to be considered for open roles.